“Webinar” dan yang Bukan Webinar
Webinar merupakan portmanteau dari kata “web” dan “seminar”, artinya: “seminar berbasis web”. Google memberi pengertian: “a seminar conducted over the internet”. Pemakaian “webinar” di masa pandemi.COVID-19 sekarang telah meluas. Jika ada interaksi berbasis teknologi audio-video dan aktivitas.literer, orang menyebutnya sebagai “webinar”. Teknologi melakukan intervensi ke kelas, mengatasi jarak, dan mengubah cara berinteraksi.
Yang dianggap webinar namun sebenarnya bukan webinar: 1. Seminar Live. Ada camera di atas tripod, meliput suasana seminar, kemudian di-streaming ke YouTube atau Facebook. 2. Hangout bersama, dengan topik tertentu, seperti talk show televisi. Itu bukan webinar. 3. Teleconference untuk berbincang pekerjaan kantor. Ketiga aktivitas itu bukan webinar.
Webinar tidak semudah orang Live Instagram, bicara dan bergaya, lalu dapat Like. Webinar bukan BiGo dengan sensasi “battle keindahan”. Webinar bukan live streaming pengajian selama 3 jam dengan orasi tanpa henti.
Singkirkan kata “wawancara”, “menonton”, “bekerja”, dan “televisi” dari kata “webinar”. Dalam webinar, terjadi tatap-muka dan pembelajaran intensif, lebih bebas, dan dukungan teknologi.
Mengapa Webinar Disukai Sejak 2016?
Persaingan pemasaran. Produk, universitas, agama, semua butuh pemasaran. Komersial atau tidak, butuh pendekatan yang mengatasi jarak geografis. Sementara itu, orang (konsumen) mendapatkan banyak pilihan, terlalu banyak, dan mengabaikan apa yang mereka lihat. Webinar bukan sekadar “apa isinya”. Webinar lebih “personal”, interaktif, dan memiliki manfaat langsung. Tren “webinar on demand” (webinar berdasarkan permintaan), semakin tinggi. Hanya 8-10 orang, dengan kebutuhan sama, mengundang pembicara untuk berbagi pengetahuan.
Orang gagal kuliah sering karena 3 faktor berikut: biaya living-cost di kota mahal, absensi bermasalah, dan kurangnya sumberdaya literer. Ketiga hal ini bisa diatasi dengan webinar.
Webinar memiliki keunggulan dibandingkan sistem belajar konvensional. Efektif. Melipat jarak. Tidak perlu tiket bisnis. Waktu lebih cepat. Webinar lebih fleksibel dan nyaman. Bisa dilakukan secara mobile. Orang memililki “awareness” (kesadaran) lebih baik dalam belajar. Brand lebih menjangkau (calon) konsumen. Lebih menjangkau yang jauh dan jaringan pengetahuan lebih baik. Akses terhadap informasi lebih baik. Webinar terdokumentasi, bisa diakses lain kali.
Webinar itu mobile learning, bukan sekadar e-learning.
Webinar bukan hanya “orang berbicara dari jauh”. Content webinar lebih kaya. Kamu bisa memasukkan multimedia, session diskusi, peragaan (demonstration), dll. Bayangkan sebuah kelas, di mana pengajar memberikan content terbaik, dengan asisten di belakang, dengan content yang sudah bisa dipelajari peserta sebelum mereka bertemu. Content yang kaya.
Meskipun demikian, tidak semua hal bisa diajarkan dengan webinar.
Webinar edukatif lebih disukai orang daripada webinar terkait produk komersial. Kemas yang komersial menjadi edukatif.
Webinar dan Pandemi COVID-19
Dunia pendidikan dan pekerjaan, bisa menjadi lebih baik dengan webinar.
Sekarang muncul kebijakan di perguruan tinggi, seperti UIN Walisongo Semarang, yang mengkonversi produk penerbitan dari cetak ke media online dan webinar. Semoga kebijakan semacam ini tidak reaksioner, tetapi berbasis pembaruan pendekatan. Selain itu, brand raksasa seperti Google, National Geographic, dll., mengucurkan dana bagi media online untuk mengadakan webinar. Setelah pandemi COVID-19, era 5G akan diterapkan di Asia Pasific bersamaan dengan “statistik baru”. Bukan hanya di bidang kesehatan. Sekolah melakukan register untuk memakai Office 365 dan memakai Microsoft Teams, belum lagi Google Meet. Seperti suatu peperangan, peta akan berubah, pasar akan ditentukan kembali oleh teknologi baru.
Yang siap menghadapi dunia mendatang, adalah orang-orang kreatif. Mereka yang berani memimpin, merangkul “orang-orang seperti kita” (dengan pain, gain, dan job yang sama), yang bisa berbicara dan menulis, serta melakukan pekerjaan kolaborasi.
Mengapa Saya Menulis Panduan Ini
Saya melihat praktek webinar yang kurang efisien. Tulisan ini berisi panduan mengadakan webinar yang bisa diterapkan, mulai dari bagaimana konsep webinar, cara mengadakan, serta troubleshooting untuk mengatasi kendala teknologi.
Saya sudah terbiasa melakukan remote working, bekerja dari jauh. Pekerjaan kreatif seperti pemrograman, membuat website, saya kerjakan dari jauh. Selain itu, setiap bulan saya mengadakan workshop dan berinteraksi-langsung dengan peserta. Ini mengingat beberapa hal tidak bisa kita lakukan dari jauh. Dan satu hal yang saya lakukan sampai sekarang adalah self-learning, salah satunya melalui internet.
Saya mengadakan workshop penulisan setiap bulan, dengan batasan 15 peserta, dan bekerja di pemrograman web, jadi perlu berbagi pengalaman kepada pembaca, tentang bagaimana sebaiknya mengadakan webinar.
Tanpa persiapan, rencana webinar bisa menjadi petaka. Target tidak tercapai, komunikasi nggak lancar.
Live Streaming YouTube tanpa Harus 1000 Subscriber
Mengapa saya menyarankan menggunakan Live Streaming YouTube untuk mengadakan webinar?
Streaming kamu bisa diakses orang, sebanyak yang kamu inginkan. Koneksi merupakan hambatan teknis yang paling sering dikeluhkan pemakai. YouTube menjawab masalah ini. Video live streaming bisa di-embed di webiste. Opsi ini memungkinkan orang berinteraksi lebih bebas di kotak komentar webiste.
Sejak April 2017, YouTube tidak membatasi “harus punya 1000 subscriber dan 4000 jam tayang”. Batasan itu masih berlaku untuk live streaming dari smartphone, tetapi kalau mau live streaming dari laptop, tidak masalah.
Menu pertolongan live streaming di YouTube menjelaskan kemudahan ini.
https://support.google.com/youtube/answer/2853834?hl=id
Syarat lain, jangan melanggar pedoman komunitas YouTube dan jangan melanggar hak cipta. Aktivitas merokok, SARA, dan saru, tidak boleh dilakukan di YouTube.
Live Streaming di Facebook
Facebook lebih menawarkan kemudahan: bisa live streaming dari smartphone, bisa kamu pasang di profile, group, atau halaman.
Panduan di Facebook juga lengkap. Infonya bisa dibaca di sini.
https://www.facebook.com/help/iphone-app/1636872026560015
[Problem] Paket Hemat: Lancar, tetapi Nggak Live?
Kalau mau hemat, bisa menggunakan cara begini: buat materi video, yang sudah fixed dan kamu sunting. Anggap saja, materi video sudah jadi. Sematkan di website. Jeleknya, ini tidak “live”. Bagusnya, content tertata lebih rapi karena sudah melalui penyuntingan.
Pada bagian bawah, tambahkan sistem-berkomentar dari Disqus. Jangan memakai kotak komentar bawaan webiste. Disqus bisa menerima registrasi dari media sosial. Tidak perlu isi nama. Tinggal klik ikon Facebook, Google, atau Twitter, maka bisa langsung berkomentar. Disqus membolehkan upload gambar. Betapa mudahnya bertanya jika bisa upload gambar dan link video YouTube.
Video cara upload gambar dan video di kotak-komentar Disqus
Cara upload gambar dan video di kotak komentar Disqus
https://help.disqus.com/en/articles/1717234-adding-images-and-videos
Mengapa sebaiknya kamu embed di website? Karena bisa terarsipkan, mudah diakses, dan ada interaksi di kotak komentar.
Disqus: Berkomentar dengan Content Video
Keluhan ini sering terjadi. Saya ada masalah. Kadang, suatu masalah tidak bisa dijelaskan dengan kata-kata. Harus memakai video. Bagaimana kalau problem saya hanya bisa dijelaskan dengan video?
Cara yang tercepat, gunakan imgUR. Buat dulu akun di imgUR, kemudian upload. Bisa jpeg, gif, atau mp4 video. Kemudian sisipkan di komentar.
Video 15 detik ini hanya perlu waktu upload 5 detik, sudah langsung dapat URL yang kamu share.
[Fakta] Embed YouTube Live itu Tidak Mudah
Memang tidak perlu 1000 subscriber, tetapi.. 2 minggu yang lalu saya mencoba, syaratnya bertambah. Event live streaming harus terjadwal dan disarankan punya akun AdSense. Semakin ribet. Namun ada cara yang lebih mudah.
Embed live streaming YouTube sekarang tidak mudah.
https://docs.getwebinarpress.com/article/75-enable-embedded-live-streams-from-youtube
Webinar dengan WebinarPress System
Yang ini, kamu harus punya website. Buat website berbasis WordPress, self-hosted, bukan blog. Kemudian pasang plugin WebinarPress System.
Saya menggunakan WebinarPress System untuk setting webinar di web. Ini plugin website untuk mengadakan webinar.
WebinarPress System
https://getwebinar.com
Ini video tentang cara membuat webinar dengan WebinarPress
Detail setting bisa kamu baca di sini.Â
https://docs.getwebinarpress.com/article/7-getting-started
Fitur WebinarPress
WebinarPress memiliki fitur yang memang dirancang untuk kebutuhan webinar.
- Kamu bisa embed content live streaming di web, ada fitur registrasi (yang bisa dipasang sebagai widget), pendataan peserta, sistem pembayaran dengan WooCommerce, hangout on-air, angkat tangan (untuk bertanya), dan RTMP stream.
- WebinarPress System bisa dipakai untuk mengadakan webinar sekali, bisa untuk on-demand (seperti kalau pelanggan ingin memutar-ulang film kesukaan di tv kabel berlangganan), atau jika kamu seorang dosen atau tutor bisa juga membuat jadwal dan pengulangan webinar sehingga ditayangkan secara otomatis. Sekalipun demikian, tetap perlu dikawal agar bisa melayani interaksi peserta webinar.
- Pihak organizer (penyelenggara) atau pembicara juga bisa menambahkan visual branding seperti logo, highlight text, dan sematan ikon agar terlihat keren.
Ini sebabnya, webinar menjadi sarana belajar dan dapat-uang.
Menyiapkan Webinar
Sebaiknya, lakukan bersama tim. Semua channel besar, media online terkenal, menerapkan kerja kolaborasi. Tren “kecerdasan kolaboratif” ngehit dan menjadi perbincangan dalam pekerjaan kreatif.
Detail penyiapan webinar saya uraikan di sini.
Menemukan Topik yang Disukai Orang
Rumus membuat topik #webinar: 1. Menyelesaikan masalah berat; 2. Tematik dan spesifik; 3. Berjanji untuk mengubah kondisi peserta, menjadi lebih baik.
Prinsip pertama dalam pemasaran produk adalah “Bisa menyelesaikan masalah”. Tidak jarang, orang tidak tahu apa yang mereka inginkan tetapi semua orang tahu apa yang mereka perjuangkan.
- Perkuliahan yang belum selesai. Pertanyaan ilmiah. Silabi yang belum kamu pahami. Masalah yang menjadi masalah orang banyak.
- Quora. Website tanya-jawab dengan klasifikasi tematik.
- Bertanya.
- Amazon menerapkan review product. Jadi, metodenya: me-review review.
- Baca buku. Banyak yang tidak ada internet, ada di buku.
Kadang, kamu tidak membutuhkan topik, melainkan tanya-jawab.
Membuat Creative Brief
Creative Brief adalah penjelasan resmi yang bisa dijadikan panduan bersama tentang “bagaimana webinar ini akan dijalankan”. Ini hampir mirip proposal, tetapi berisi aspek luar-dalam yang ada di balik webinar yang akan kamu adakan. Creative brief bersifat rahasia, hanya boleh diketahui penyelenggara.
Content Creative Brief
✓ Konsep webinar; Background. Thesis statement. Mengatasi masalah apa.
✓ Proposition value; Tawaran nilai untuk publik. Peserta dapat apa.
✓ Speaker; Siapa pembicaranya. Mengapa orang ini.
✓ Date, Time, Schedule; Kapan. Durasi berapa. Jadwal, jika beberapa session.
✓ Register; Cara mendaftar. Persyaratan.
✓ Budget; Perhitungan dan pembelanjaan.
✓ Attendees; User persona. Persyaratan peserta.
✓ Ease and Realibility; Kemudahan untuk peserta. Keandalan.
✓ Frequency; Sekali? Beberapa tahapan? Terjadwal setiap kapan?
✓ Branding; Apa yang akan didapatkan brand dari webinar ini?
✓ Technology; Detail teknologi yang digunakan.
✓ Recordings; Bagaimana perekaman video dan audio webinar ini?
✓ Reporting; Sistem pelaporan. Apa saja yang perlu dilaporkan?
✓ Follow-up; Tindak-lanjut setelah webinar.
✓ the Team; Penyelenggara. Profile. Alamat kontak.
Creative Brief bukanlah proposal. Ini adalah dokumen resmi, untuk kalangan sendiri (internal), tentang bagaimana webinar akan kamu adakan.
Berikut ini, detail yang harus ada sebelum mengadakan webinar.
Konsep Webinar
Bahas konsep webinar sampai fixed.
Konsep, berkaitan dengan 3 hal berikut:
- Background. Ceritakan apa yang melatari pengadaan webinar ini. Mengapa kamu mengadakan webinar ini? Mengapa harus kamu? Pendekatan apa yang akan kamu pakai?
- Thesis Statement. Gagasan apa yang mau kamu berikan di webinar ini? Tuliskan “pernyataan gagasan” (thesis statement). Selanjutnya, uraikan menjadi beberapa point, jelaskan dengam ringkas.
- Question. Masalah apa yang ingin kamu selesaikan di sini?
Webinar yang disukai, menawarkan transformasi. Before-after. Peserta akan menjadi apa, setelah webinar ini.
Format WebinarÂ
Pilihan yang populer: 1. Single Speaker. Misalnya, seorang dosen memberikan perkuliahan tentang “3 Strategi Pemasaran Produk di Facebook”. 2. QA. Question and Answer, atau tanya jawab. 4. Interview. Wawancara dengan ahli atau orang terkenal, tentang suatu topik. 5. Online workshop. Terdiri beberapa session.
Proposition Value
Webinar pasti memiliki “nilai”. Nilai apa yang kamu tawarkan? Peserta akan dapat apa kalau ikut acara ini? Nilai di sini berarti tujuan, kegunaan, manfaat, dll.
Nilai yang paling pasti adalah “menyelesaikan masalah X” dan mentransformasi peserta ke kondisi baru. Jika masalah bisa selesai dan peserta berubah menjadi lebih baik, semua orang akan senang.
Proposition value menentukan daya tarik webinar.
Tentukan masalah apa yang bisa kamu selesaikan. Tentukan keadaan baru macam apa yang bisa didapatkan peserta setelah mengikuti webinar ini.
Tentang bagaimana menciptakan “nilai” yang dicari pembaca, saya tuliskan di “Workshop Manajemen Media Online”.
Workshop Manajemen Media Online
https://sakjose.com/workshop-manajemen-media-online-6666
Speaker
Pilih pembicara. Jelaskan alasan kamu memilih orang ini. Pembicara yang bagus dalam webinar, diutamakan yang memiliki pengalaman dan bukti keberhasilan yang terlihat. “Nama” seseorang, menjadi alat jual efisien untuk menarik perhatian.
Date, Time, Schedule
Tanggal dan Waktu yang pasti. Menentukan waktu tidaklah mudah. Waktu dibuat berdasarkan kesiapan pembicara dan peserta.
Kalau peserta berasal dari zona waktu berbeda, berikan keterangan. Misalnya: “09.00 (UTC+07.00)”. Ini berarti jam 9 pagi, waktu Indonesia.
Webinar tidak perlu venue atau tempat. Ganti tempat menjadi URL. Ini bisa berupa alamat website, channel YouTube, atau link Google Meet.
Waktu berarti mulai jam sekian. Tulis durasi, berapa menit. Tulis “60 menit”, jangan “1 jam”.
Durasi paling efisien, untuk mengadakan webinar adalah 45-60 menit.
Register
Persyaratan untuk mengikuti apa saja?
Registrasi di mana?
Tujuan register bukan hanya mendaftar siapa yang mau ikut webinar ini, tetapi membuat database yang akan berguna seterusnya.
Sebagai penyelenggara, buatlah booking system. Jangan memakai formulir Google Docs karena tidak ada yang suka tampilan Google Docs. Gunakan formulir seperti Gravity Form di web. Tujuan registrasi bukan untuk mencari peserta, tetapi mendapatkan data dan peserta di acara berikutnya.
Proses registrasi yang disukai orang adalah: hanya memasukkan email. Selanjutnya, ada email masuk berisi link untuk mendaftar, mengisi administrasu webinar, selesai.
Budget
Berapa biaya webinar ini? Bahas dengan detail. Apakah sepenuhnya dari peserta? Atau full-funding dari sponsor? Tentukan pembelanjaan dengan detail.
Kebutuhan yang paling mendasar untuk webinar:
- Koneksi internet, dengan bandwith unlimited. Paling aman, pakailah WiFi. Provider seluler punya paket data unlimited bulanan, tanpa batasan kuota. Harganya nggak ada 200 ribu per bulan. Tidak masalah untuk pengeluaran webinar.
- Akun premium. Agar tidak ada hambatan jumlah peserta. Google Meet memiliki daftar harga bulanan untuk akun premium. Paket G-Suite Essentials untuk 100 jam masih free sampai 20 September 2020.
- Equipment seperti clip-on, perekam, dll.
- Fee untuk pembicara. Sekarang wajib pakai NPWP (hanya perlu ektp dan daftar online untuk dapat NPWP).
Untuk merancang budget, batasi dulu dengan pertanyaan ini: 1. Jumlah peserta berapa orang? 2. Berapa fee untuk pembicara? 3. Bagaimana koneksinya? Koneksi berarti kelancaran selama streaming, baik pembicara maupun peserta. Itulah 3 pertanyaan paling minimal.
Misalnya, dengan batasan 20 peserta. 1U$D hari ini Rp14,842.45 kita bisa membuat pemasukan dan pengeluaran begini:
Peserta 20 orang
Kurs Dollar Rp14,842.45 (selalu berubah)
Pengeluaran
Akun Premium 2 akun x 10 x Rp 14,842.45 Rp 296,849.00
Gift untuk Peserta 1 akun x 10 x Rp 14,842.45 Rp 148,424.50
Communication 2 paket data unlimited x Rp 200,000.00 Rp 400,000.00
Speaker Fee 1 speaker x Rp 1,000,000.00 Rp 1,000,000.00
Processing Rp 1,000,000.00
Digital Publication Rp 500,000.00
Live Streaming Recording Equipment 1 paket set Rp 650,000.00
Pembuatan Preview, Teaser 1 video Rp 1,000,000.00
Social Media Ads 5 ads x Rp 200,000.00 Rp 1,000,000.00
Organizer Meeting 3 meeting x Rp 200,000.00 Rp 600,000.00
Follow-up Rp 500,000.00
Total Rp 7,095,273.50
Pemasukan
Sponsorship Rp 2,000,000.00
Brand Rp 2,000,000.00
Peserta 20 orang x Rp 150,000.00 Rp 3,000,000.00
Total Rp 7,000,000.00
Perhitungan di atas, menurut saya sudah sangat mewah. Pembicara sudah dapat akun premium Google Meet, penyelenggara membeli peralatan streaming, acara diiklankan, dan ada follow up.
Itu hanya sebagai gambaran kasar. Silakan dimasukkan ke Excel atau OneDrive, kemudian ubah sendiri. Sesuaikan dengan peraturan, kebutuhan brand kamu, dan deal dengan sponsor.
Attendees
Tentukan seperti apa “user persona” kamu.
Konsepnya bisa baca di sini:
Workshop Manajemen Media Online
https://sakjose.com/workshop-manajemen-media-online-6666
Kalau sudah ketemu seperti apa “user persona” webinar ini, baru kemudian tentukan webinar ini untuk “siapa” dan bagaimana “persyaratan peserta”. Kamu akan gunakan ini untuk proposal dan publikasi webinar.
Perlu ada batasan peserta. Sedikit berarti eksklusif. Saya suka membatasi jumlah peserta, hanya sampai 15 orang, dalam workshop menulis, agar lebih efisien dalam penyampaian. Membatasi peserta biasanya berkaitan dengan keterbatasan akun yang kamu pakai. Saran saya, gunakan akun premium, kalau mau menaikkan jumlah peserta.
Ease and Reliability
Jangan membuat publikasi dengan teks begini: “Fasilitas: ilmu, sertifikat”. Itu penggunaan kata “fasilitas” yang abused. Kalaupun dianggap benar, “ilmu” bukanlah fasilitas. Ilmu tidak bisa didapatkan dalam 120 menit.
Pikirkan “ease and realibility” bagi peserta. Seberapa mudah mereka bisa ikut? Persyaratan apa yang bisa mereka ikuti? Berikan jaminan, petunjuk, agar webinar lancar. Webinar yang berhasil, butuh kawalan.
Berikan materi sebelum webinar. Dalam bentuk file .pdf, lebih bagus. Kalau seminar kamu komersial, berikan preview, teaser, atau excerpt yang menarik.
Pastikan, peserta tidak ada masalah teknis. Saya selalu memberikan dukungan teknologi kepada peserta. Banyak masalah terjadi sebelum webinar. Belum install aplikasi (padahal kurang 5 menit lagi webinar mulai). Baterai habis. Tidak ada kuota internet. Tidak tersambung ke koneksi dewa (WiFi). Hal semacam ini perlu antisipasi. Terutama bagi pembicara. Berlatihlah dan singkirkan hambatan teknologi jauh sebelum webinar mulai. Sehari sebelumnya, pastikan tidak ada masalah seperti ini.
Berikan tawaran seperti ini,
“Kami dari webinar, ingin memastikan kesiapan peserta dan bisa mengatasi masalah teknis jika Anda izinkan. Apakah ada yang boleh kami bantu terkait kendala teknis sebelum webinar besok?”.
Kebanyakan, (calon) peserta bilang “Tidak”. Belum tentu, kenyataan “tidak”. Lebih sering, mereka tidak tahu jika ada masalah teknis. Buatlah daftar-periksa untuk memastikan bahwa piranti dan perangkat mereka tidak ada masalah.
Frequency
Apakah webinar ini hanya diadakan sekali? Jika ada webinar sama (dari pembicara sama), apakah hanya merupakan pengulangan ataukah kelanjutan?
Orang mengikuti webinar untuk mendapatkan “pengalaman”, perasaan hadir, bertanya langsung, dan (sebagian lagi) mendapatkan sertifikat telah mengikuti webinar yang keren ini.
Branding
Tidak jarang, webinar diadakan untuk alasan “branding”. Mungkin mau memperkenalkan brand baru, atau menyadarkan kepada publik bahwa mereka ini sudah lama ada atau “brand awareness”. Bisa juga ini webinar full branded, atau didanai beberapa sponsor berbeda. Atau seminar non-komersial untuk kepentingan ilmiah. Perlu ada penjelasan posisi ini kepada publik (peserta).
Technology
Tentukan, platform apa yang mau kamu pakai. Tidak disebut webinar kalau tidak memakai dukungan teknologi audio-visual dan interaktif. Meskipun “webinar” berarti “seminar berbasis web”, tidak jarang webinar tanpa web.
Teknologi apa yang akan dipakai?
Ada banyak web berbayar, penyedia webinar, tetapi banyak pula yang memilih tanpa web, misalnya dengan memakai Google Meet, Zoom, atau Microsof Teams. Ini tergantung deal dengan peserta.
Video call pakai Zoom, butuh speed 600kbps – 1,8Mbps. Pada kualitas HD 720p dalam sejam, butuh kuota 540MB; mengingat video call berhadapan, ini sama saja dengan upload-download terjadi terus-menerus. Totalnya kalau pakai HD (bukan High), habis 1,08GB per jam. Untuk group call, bisa lebih banyak lagi, sekitar 1,35GB di resolusi HD 720p.
Google Meet bisa jalan di kecepatan 300kbps – 2,6Mbps. Google bisa jalan di koneksi internet buruk. Video call di Google Meet, habis 4,5MB/menit di koneksi buruk dan habis 20MB/menit di resolusi HD 720p. Kalau melakukan group call selama 60 menit bersama 10 orang, di resolusi HD 720p, habis kuota 1,8GB.
Saya lebih suka memakai Google Meet.
Komunikasi dengan peserta menggunakan Google Meet, dengan pertimbangan berikut:
Semua peserta memiliki akun gmail aktif di smartphone, selain itu, Google Meet memiliki fitur unlimited, sampai 20 September 2020.
*) Jika perlu membeli Google Meet premium, untuk kebutuhan webinar, sisihkan anggaran U$D10 per akun/bulan.
Paling aman, pakai koneksi dewa. Gunakan WiFi dengan speed 50-100Mbps. Atau jika ingin “mobile”, gunakan paket streaming dari operator seluler, yang bisa lancar tanpa batas.
Yang terpenting, ketika mau memilih platform, pikirkan bahwa teknologi ini akan dipakai untuk interaksi (organizer, pembicara, dan peserta). Pembicara memakai koneksi dewa, tetapi peserta tidak lancar, atau sebaliknya, tentu proses webinar menjadi kurang asyik.
Bagaimana pembicara menghadapi peserta? Bagaimana melakukan tanya jawab? Secepat apa suatu link atau screen akan ditampilkan kepada peserta?
Teknologi terus berkembang. Pilih yang terbaik.
Jangan lupa menentukan siapa yang akan mem-backup masalah teknologi di webinar ini. Tunjuk seseorang yang berpengalaman menjadi “tombol panik” ketika ada masalah. Pastikan kamu bisa mengamankan koneksi selama webinar.
Saya sering mengerjakan video conference dari lembaga komersial, yang ingin kemudahan dan keamanan, yang jauh dari ukuran publik. Misalnya, selama streaming, mereka ingin lokasi anonim, aman, dan harus ready ketika ada masalah terjadi. Webinar tanpa support teknologi bagus, bukan webinar.
Recordings
Webinar perlu direkam. Hasilnya bisa kamu sunting, untuk di-upload di YouTube, atau kamu arsipkan. Untuk jenis webinar bersponsor, perekaman proses bisa menjadi dokumentasi otentik dan menyenangkan bagi sponsor.
A U D I O R E C O R D I N G
Untuk rekaman audio terbaik, saya memakai Hi-Q mp3 voice Recorder Pro. Selain aman dipakai di jalan (apalagi kalau memakai clip-on), kualitas suaranya bagus. Saya memakainya untuk membuat podcast langsung dari Android, tanpa bantuan microphone tambahan.
Selain rekaman digital, perlu ada seseorang yang meng-handle notulensi. Tugasnya tidak lagi mentranskrip seluruh pembicaraan. Mungkin ia bisa menyiapkan teleprompter, menyampaikan pertanyaan yang belum terjawab, membuat ringkasan, dst.
Analytics terkait webinar sebagai bahan pelaporan. Analytics berisi berapa peserta, siapa yang paling aktif, dst. Analytics ini hanya dibaca penyelenggara untuk pelaporan kepada sponsorship dan kebutuhan acara berikutnya.
S C R E E N R E C O R D I N G
Pakai awesome screenshot. Ini extension di Google Chrome. Lebih dari 1 juta pemakai Chrome memasang Awesome Screenshot. Punya fitur capture gambar dan merekam aktivitas di layar. Kelebihannya, tidak perlu Sign-in, tidak perlu Register. Gratis. Versi gratis, bisa rekam di resolusi HD 720p (sudah bagus kalau untuk upload video) sampai durasi 300 detik (5 menit). Sangat cukup untuk rekaman layar. Bagusnya lagi, tersimpan di Local (komputer, laptop). Hasilnya bisa disunting dengan doodle, teks, dll. Semudah memakai smartphone. Microphone dan camera bisa dimatikan saat perekaman di layar, jika tidak ingin. Sedangkan untuk tangkapan layar (screen capturing) opsinya mantap. Mau screenshot yang terlihat (visible), seluruh halaman (full-page), atau seleksi tertentu, bisa semua.
Awesome Screenshot
https://AwesomeScreenshot.com
Google Chrome Extension Awesome Screenshot
https://bit.ly/ssrecweb
Reporting
Tentukan seperti apa pelaporan webinar ini. Sangat penting. Tanpa pelaporan, kamu tidak bisa memastikan apakah webinar ini sudah mencapai target, tidak tahu kegagalan ada di bagian mana, dan tidak bisa bicara kepada sponsor untuk event berikutnya.
Follow-up
Jangan selesai begitu saja. Webinar yang baik, tidak sekali lalu selesai. Perlu ada tindak-lanjut (follow-up).
- Distribusi hasil webinar dalam bentuk video (edited) ke channel.YouTube, infografik, dan posting di web.
- Pendataan peserta untuk event berikutnya.
Lakukan pertemuan beberapa kali dengan tim. Bisa melalui WhatsApp. Bahas apa saja yang perlu disiapkan, antisipasi masalah, sampai siap mengadakan webinar.
Selanjutnya, buatlah daftar-periksa (checklist) yang bisa kamu pakai untuk menyelenggarakan webinar.
The Team
Webinar bisa jadi menampilkan hanya seorang pembicara, namun pekerjaan di balik layar, tidak bisa kamu abaikan. Orang membutuhkan kolaborasi.
Buatlah tim. Hanya 2 orang, itu 1 tim.
Sebelum membuat tim, tuliskan job list (daftar apa saya yang akan dikerjakan), baru kemudian pilih siapa yang handle pekerjaan itu. Menghubungi pembicara, memastikan tanggal, menghitung budget, menyiapkan infrastruktur (equipment, komunikasi, dan streaming), publikasi, iklan, dan follow-up.
Anggaplah setiap webinar sebagai “kasus”. Beda tema, mungkin beda pendekatan. Jangan berpijak kepada “siapa pengurusnya”. Lebih baik tim kecil yang bisa menuntaskan masalah.
tentang Melakukan Presentasi
Orang Tidak Suka Presentasi Berbentuk Slide
Kalau ada brand melakukan meeting, saya sarankan: jangan ada slide. Sebagus apapun desain itu. Waktu 3 jam membuat presentasi 30 sheet, tidak termasuk cari template dan bahan, dapat kamu gunakan untuk menulis artikel panjang, selama 2 jam. Waktu 60 menit presentasi, tanpa slide, akan lebih efisien dan mendapatkan perhatian peserta.
Berikan slide hanya sebagai attachment yang bisa dibuka peserta sebelum webinar. Berikan uraian lebih detail, dalam bentuk ebook atau artikel panjang.
Orang suka dokumentasi lengkap. Orang suka file-file pendukung. Orang suka jika membawa “hasil” setelah webinar yang dapat mereka pelajari kembali, atau mereka tanyakan nanti.
45-60 Menit Paling Disukai
Kalau durasi lebih dari 60 menit, jadikan session berbeda. Orang butuh istirahat sejenak.
Buat Struktur Presentasi
Saya lebih suka per session 30-45 menit. Kalau tidak ada praktek. Break sebentar, lanjut lagi. Peserta bebas bertanya di tengah penjelasan.
45 Menit
05′ : Menyapa
Tanyakan masalah yang ingin mereka selesaikan
30′ : Penjelasan
Breakdown menjadi beberapa point.
Bisa dengan rumusan 5×3.
Saya tidak suka presentasi. Apalagi jika itu PowerPoint. Slide mereduksi realitas. Tidak menguraikan sesuatu.
Promosikan Webinar dengan Webinar. Katakan akan ada webinar apa lagi selain webinar yang ini.
60 Menit Belajar yang Akan Disukai Orang
Pelajaran ini ada hasilnya. Tanpa keluaran, hasilnya hanya perbincangan tidak jelas. Katakanlah keluaran apa yang bisa mengikuti, secara eksplisit, misalnya: “Pada sesi akhir, Anda akan melakukan riset kata kunci dan membuat postingan yang muncul di halaman 1 hasil pencarian Google.”.
Sebelum – Setelah. Sadarkan peserta, apa kondisi mereka sekarang (before) dan apa yang bisa mereka dapatkan (after). Apa yang terjadi jika “cara saya” diabaikan? Misalnya, begini, “Berapa kali Anda memposting di YouTube, mengikuti tutorial di web, agar mendapatkan pengunjung dan klik video, tetapi viewer tetap sedikit dan subscriber tidak bertambah? Yang terjadi, waktu Anda habis. Kehabisan biaya. Dan kompetitor Anda semakin ngehit. Itulah kalimat saya akan bicara di webinar ini, dengan bukti yang lebih terlihat dan cara yang lebih mudah. ​​”
Menjaga Keterlibatan dengan Peserta
- Gunakan Laptop. Jangan smartphone. Gunakan koneksi kabel, jangan smartphone.
- Bertanya kepada pembicara, adakah pertanyaan yang tidak akan ia jawab.
- Singkirkan gangguan. Pembicara sudah mematikan suara notifikasi dari hape. Kalau perlu, aktifkan mode DND selama webinar.
- Peserta tidak akan suka jika pembicara membaca script.
- Perlakukan secara personal.
- Ini percakapan, bukan ceramah.
- Saya mempromosikan peserta menjadi lebih pintar dan mengerti, bukan meminta pengakuan kepintaran dari peserta.
- Rentan itu sangat disukai. Saya pernah lebih parah dari apa yang kamu alami, tetapi saya berhasil selesaikan masalah ini.
- Ceritakan penyelesaian kasus.
- Ajukan pertanyaan yang ingin mereka jawab. Jangan melempar pertanyaan dengan pertanyaan. Jawab pertanyaan.
- Ajak mereka menebak. Jangan menyalahkan orang yang sudah salah. Jangan menyatakan kalau mereka salah.
- Konfirmasi pertanyaan, menjadi versi lebih singkat.
Mengantisipasi Penolakan
“Penolakan adalah reaksi yang paling mudah diprediksi.” Semua orang sering menolak. Semua orang tidak suka ditolak. Sebagai organizer atau pembicara, tugasmu mengantisipasi penolakan.
Saya menyukai penolakan. Proses penawaran baru terjadi, jika calon pembeli menolak apa yang kamu tawarkan.
Ketika melakukan penawaran untuk mengadakan workshop media online, reaksi pertama yang saya dapatkan adalah penolakan. Mereka tidak percaya kalau mereka bisa. Mereka tidak percaya, menulis artikel itu mudah.
Untuk mengantisipasi penolakan, perbaiki cara kamu menawarkan sesuatu.
- Reframe the question. Bingkai-ulang masalah. Seringnya, orang merasa tidak bisa, karena mereka salah dalam memandang suatu masalah. Cara melihat masalah, secara berbeda, hasilnya akan berbeda.
- Diferensiasi. Apa keunggulan solusi kamu?
- Ganti “harga” menjadi “manfaat” dan “investasi”.
- Apa ROI (rate of interest) yang mereka dapatkan? Nyatakan dalam angka dan waktu.
- Gunakan analogi hanya jika terpaksa.
Jadilah realis sejati. Visual adalah visual. Voice adalah voice. Teks adalah teks.
Ada apa di balik penolakan?
Keberatan bisa terjadi karena kurangnya informasi.
Gift. Akan dipilih 1 peserta, gratis mengikuti webinar berikutnya.
Gift. Berikan bonus untuk semua orang. Jangan melanggar copyright.
Jangan merendahkan hargamu. Kamu tidak akan menang di permainan harga terendah, terutama jika semakin banyak pesaing. Kamu bisa menang di permainan kualitas terbaik.
Lakukan pembalikan resiko. Berikan garansi. Atau tunjukkan
Langkah 3: Rencanakan Transisi
Buat tagline singkat. Misalnya: “Kami beri lebih”, “Solusi jalur cepat”, “Masalah kemarin”.
Checklist
Kalau semua pekerjaan di atas sudah selesai, sambil melakukan perbaikan, buatlah checklist, daftar periksa yang bisa kamu pakai di acara berikutnya. Dengan checklist, semua orang tahu apa yang sedang terjadi, bagaimana melakukan antisipasi, dan kemajuan (progress) dapat kamu pantau.
Gunakan checklist berikut ini, sebagai bahan perbincangan dengan kawan-kawan, untuk mengadakan webinar.
Before
- Buat creative brief bersama tim.
- Komunikasi dengan brand dan sponsor, tentang deal, apa yang tidak boleh, target mereka, dll.
- Kesediaan pembicara.
- Tanggal, waktu, dipastikan bisa.
- Materi webinar dari pembicara, sudah fixed.
- Konversi file dari pembicara untuk kepentingan pembuatan trailer, preview, teaser, dll.
- Buat publikasi, distribusikan ke channel potensial.
- Buat daftar peserta yang pasti akan hadir, lengkap dengan alamat kontak mereka. email dan nomor WhatsApp aktif.
- Kirimkan notifikasi, ke email dan WhatsApp, setidaknya sehari sebelum webinar diadakan.
- Berikan support, jika ada masalah, sebelum webinar.
- Buat frequently asked question. Semua layanan komersial punya daftar pertanyaan yang paling sering diajukan dan jawabannya.
- Presentasi kamu harus memiliki struktur.
- Undang semua orang yang ada di database kontak kamu.
- Test sebelum webinar dimulai. Seminggu sebelumnya.
- Pastikan, koneksi lancar. Pastikan kamu sudah location scouting terkait sinyal di tempat itu. Apakah ketika bergeser 5 meter sinyal berubah? Cari yang paling kuat dan stabil. Jangan memakai WiFi yang tidak stabil koneksinya.
- Materi harus beres dan tidak ada masalah.
- Pilih moderator yang bagus. Karakter moderator yang bagus:
- Saya suka menggunakan 2 komputer. Kalau tidak bisa, gunakan dual monitor. Jika tidak ada, aktifkan multiple Desktop.
- Buat “blocking time”. Alokasikan berapa menit untuk pengantar, materi, dst. Waktu berjalan sangat cepat. Lakukan prmbicaraan secara efisien.
- Berlatih. Test, 123.
- Pelajari seni presentasi dan berbicara di depan publik.
Ada beberapa buku yang saya sarankan untuk memperbaiki cara berbicara di depan publik.
Chris Anderson, TED Talks: The Official TED Guide to Public Speaking.
https://www.ted.com/read/ted-talks-the-official-ted-guide-to-public-speaking
Ini buku buatan pemimpin TED. Ia percaya, perbincangan singkat bisa mengikat empati, memukau, dan menyebarkan pengetahuan. Chris Anderson menggunakan contoh yang aplikatif dan bisa di-copy.
Susan Weisenchenk, 100 Things Every Presenter Needs to Know about People.
Ini salah satu buku actionable dengan struktur penulisan keren. Setiap item, berisi urutan begini: judul chapter, “quote”, kalimat yang perlu diingat, teori yang ada di balik kalimat itu, background dan apa yang terjadi di lapangan, kemudian diakhiri dengan kotak yang actionable untuk kamu terapkan dalam presentasi.
During
- Audio, tidak ada masalah. Pakai clip-on. Dengan begini, noise di sekitarmu tidak akan terdengar peserta (lain).
- Buat rekaman terpisah, dengan Android. Kadang, rekaman utama bisa gagal. Anggap saja, itu roll-b versi audio.
- Mute semua orang selain pembicara selama webinar.
- Jangan beritahukan kepada audien, berapa orang yang hadir, kecuali video dan audio kamu benar-benar bagus.
- Perekaman audio, gunakan Hi-Q Recorder. Jika di tengah kebisingan, turunkan sampai 0.9dB.
- Siapkan buku catatan dan alat tulis. Kamu bisa menuliskan catatan di aplikasi, tetapi pastikan apa yang kamu tuliskan tidak tampil di layar peserta (lain).
- Amankan lokasi. Jangan ada interupsi visual yang mengganggu. Termasuk suara latar. Yang perlu tahu, orang di sekitarmu.
- Selalu memakai time tracking sebagai panduan. Patuhi alokasi waktu yang sudah kamu buat. Beritahukan kepada peserta, kita akan bicara ini berapa menit, break berapa menit, dst.
- Jika kamu nervous, berikan pengantar, tampilkan video atau layar lain. Semua orang nervous. Kamu tidak bisa hilangkan nervous sepenuhnya. Jaminan untuk mengatasi nervous hanya ada 2: berlatih dan ketahui apa yang akan kamu lakukan setelah ini.
TUNJUKKAN KEAHLIANMU
KERJAKAN TUGASMU
BERI PERTOLONGAN
Tidak semua partisipan benar-benar berpartisipasi. Sama seperti kelas. Kalau pembicara tidak menarik, mereka memilih buka smartphone atau menggambar.
Boleh bertanya secara anonim. Dalam workshop, saya sering meminta peserta menulis di kertas kosong, tanpa identitas, tentang pertanyaan apa saja, terkait session yang saya berikan. Pertanyaan mereka sangat banyak dan bebas. Sering pula tak-relevan. Sebagian saya jawab, lainnya tidak harus saya jawab.
Orang lebih sering malu, merasa tak-layak bertanya, atau takut jika tidak ada jawaban. Izinkan peserta bertanya secara anonim. Ini bisa dilakukan kalau kamu mengaktifkan notifikasi email. Misalnya, kamu menjadi pembicara, kemudian peserta bernama Shinta, mengirimkan email berisi pertanyaan..Terkirim. Kamu membukanya. Kemudian menjwabnya, tanpa menyampaikan identitas Shinta. Dengan cara begini, orang berani bertanya.
Ingat, tidak semua pertanyaan dan saran itu layak disampaikan di “room”. Dan jika kamu tidak bisa menjawabnya sekarang, berikan overview jawaban. Penuhi janji jika kamu mau menjawab nanti, misalnya, dalam bentuk tulisan. Jika sudah ada link yang menjawab pertanyaan Shinta, sampaikan link itu di room, namun lagi-lagi, berikan sedikit overview.
Bersikap rentan dan berikan humor sesekali. Jangan perfeksionis. Rentan berarti ada sisi manusiawi yang kamu tampilkan. Tidak masalah jika kamu tidak bisa menjawab pertanyaan, jika memang itu bukan keahlianmu. Pada saat membicarakan hal serius, jangan bercanda. Mereka ingin mendapatkan jawaban.
Jangan meminta perhatian. Tidak semua orang memperhatikan dengan cara menatap. Saya suka memperhatikan cara orang memperhatikan. Banyak orang kreatif mengalami ADHD bawaan. Psikolog menyebutnya penyimpangan “gangguan kurang-memperhatikan”.
Seorang penari, tidak betah duduk tenang. Telinganya mencari musik, kalau tidak ada, ia akan menyaring apa yang ada di sekitarnya agar bermain musik untuknya. Seorang pemikir suka mendadak melamun. Seorang pengidap OCD (obsessive compulsive disorder) langsung akan browsing di Google untuk mencari arti-kata yang belum ia mengerti.
Sungguh aneh kalau pembicara meminta perhatian berupa tatapan. Cara orang fokus, berbeda-beda.
Break itu penting. Break membuat orang bebas berbicara. Break adalah interupsi yang paling diinginkan. Break bisa membuat kamu lebih produktif. Break 5 menit, tetap berarti, karena ada banyak orang terlibat dalam webinar.
Kamu ada di dalam video. Gunakan atau ekspresi gerakan kecil, agar orang tahu mereka berhadapan dengan manusia.
Jangan bertanya. Jangan bilang, “Ada pertanyaan?”. Orang tidak suka kesempatan bertanya. Berikan kalimat positif yang lebih terbuka, misalnya, “Kita break 5 menit. Saya mau periksa email sebentar, mungkin ada pertanyaan anonim, untuk saya jawab. Bagi yang mau menambahkan atau memberikan tanggapan, silakan.”.
Di tengah webinar, asisten bisa mengundang orang lain. Kondisikan sebelum peserta tambahan ini datang.
Lakukan kontak mata, dengan cara: lihat ke kamera. Jangan melihat ke layar terus.
Bicaralah selayaknya kamu berbicara kepada orang lain. Kamu menghadapi manusia, bukan gambar.
Sederhanakan slide kamu. Tambahkan struktur pada presentasi kamu.
Hubungan paragraf.
Ulangi pesan kunci.
Berikan bonus.
After
- Berikan ucapan terima kasih kepada peserta, melalui email dan WhatsApp. Kirimkan ringkasan. Mintalah izin untuk mengabarkan acara berikutnya kepada mereka. Beritahukan hanya acara yang relevan dan mereka inginkan. Tidak semua orang suka membaca email.
- Kumpulkan feedback. Entah itu pujian, kritik, pelajari untuk perbaikan.
- Edit hasil webinar. Distribusikan ke web, YouTube, dan media sosial.
- Buat laporan, terutama kepada brand dan sponsor.
- Buat catatan untuk mengadakan webinar berikutnya.
- Jika webinar kamu di-copy, jangan panik. Kirimkan kepada publik, link webinar kamu.
Buat webinar. Sebarkan pengetahuan. Dapatkan keuntungan finansial. [dm]
Day Milovich,,
Webmaster, artworker, penulis tinggal di Rembang dan Semarang.
