in

Teknik Pomodoro: Selesaikan Pekerjaan Lebih Banyak, dengan Tomat

Riset: 80% hasil pekerjaan berasal dari 20% waktu awal yang kita pakai. Pewaktu pomodoro menyadarkan kita sedang fokus dengan hasil lebih produktif.

ilustrasi vector tomat pomodoro
TOMAT. Inspirasi untuk membuat pewaktu (timer) yang bisa tingkatkan produktivitas. (Credit: klyaksun)

Pagi hari setelah lembur, kawan saya terbangun dari tidurnya, dan melihat apa yang telah ia kerjakan. Hanya dapat 10 halaman layout, yang sudah jadi. Masih ada 64 halaman lagi. Dia merasa, lembur tadi malam tidak terlalu menghasilkan.

Sering terjadi. Setelah waktu terlewatkan, kita melihat, ada yang tidak beres dengan cara kita bekerja. Waktu 6-8 jam di kantor, ternyata hanya dapat hasil yang sebenarnya bisa kita selesaikan dalam 3 jam. Apa yang salah dengan rutinitas bekerja ini?

“Selama bekerja dalam sehari ini, apa saja yang sudah kamu kerjakan?”. Ketika saya tanyakan itu, banyak kawan saya yang bercerita.. Mereka membalas email, menyusun laporan, editing tulisan, dll. Mereka tidak bercerita bahwa ada project besar yang sedang mereka selesaikan.

Bukan karena tidak ada project besar. Apa yang kita sebut sebagai “pekerjaan”, sebesar apapun itu, bisa kita pecah menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil. Inilah yang sering kita sebut sebagai “task” (tugas, pekerjaan) yang kita selesaikan.

Pekerjaan mereka tidak sepenuhnya “selesai”. Ada yang butuh waktu 1 jam untuk membalas email. Ada yang sudah 5 hari, belum selesai menyusun laporan. Ada yang sudah 1 minggu belum menghasilkan template yang mau mereka jual.

Mengapa mereka begitu lama mengerjakannya?

Kesalahan utama dalam mengerjakan “tugas” (task), biasanya karena mereka tidak fokus dan tidak menyadari “saya sedang mengerjakan ini..”. Akhirnya, membiarkan gangguan datang, membiarkan interupsi terjadi. Cobalah bekerja dengan Android kamu, misalnya, kamu browsing untuk mempelajari apa itu “teknologi web 3”. Dan biarkan orang lain menginterupsi pekerjaanmu ini. Untuk kembali fokus, butuh waktu 17 menit. Ini terjadi jika kita izinkan orang lain merusak konsentrasi ketika bekerja.

Seorang profesional bisa menyelesaikan lebih cepat dan lebih baik, karena mereka selalu berlatih dan mengukur apa yang ia kerjakan.

Mari kita pikirkan ini: Apa yang terjadi “sebelum” dan “sesudah” pekerjaan selesai. Prinsipnya, ini sama dengan keadaan ketika kita sedang mempelajari sesuatu. Apa yang terjadi “sebelum” dan “sesudah” kita mengetahui sesuatu.

“Sebelum” mengetahui sesuatu, kita sebenarnya mempelajari itu. Kita berkata kepada diri sendiri, “Saya ingin tahu teknologi web 3“. Yang sering lupa kita katakan, di tengah-tengah belajar, adalah mengatakan kepada diri sendiri, “Saya sedang mempelajari ini..”. Karena lupa mengatakan ini, kita sering membiarkan fokus kacau, interupsi datang. Dan ketika selesai mempelajari apa itu “teknologi web 3”, kita tidak “break” (istirahat sebentar). Tidak meluangkan 5 menit untuk mengingat apa yang telah kita pelajari.

Menyelesaikan pekerjaan, menjadi berbeda jika kita menyadari, “Saya sedang melakukan sesuatu..”.

Singkatnya, ketika kamu sedang fokus, buatlah fokus itu menjadi “darurat”. Saya fokus. Tidak bisa diganggu selama 25 menit. Kabar lain, ajakan lain, interupsi, gangguan, akan saya abaikan dalam 25 menit ini.

Selain itu, gunakan timer (pewaktu) bernama “Pomodoro”.

Teknik Pomodoro® ditemukan pada awal 1990-an oleh Francesco Cirillo, seorang developer dan pengusaha. Teknik ini mendapatkan nama yang menarik untuk menghormati timer berbentuk tomat (“Pomodoro” artinya: “tomat”) yang digunakan Cirillo untuk melacak interval 25 menit dari waktu kerja terfokusnya.

“Pomodoro” artinya “tomat”.

Teknik Pomodoro berasal dari gagasan tentang tomat yang segar dan penuh manfaat. Tomat enak dilumat, warnanya merah, banyak kebaikan terkandung di dalamnya. Sebutir tomat bundar (pekerjaan besar) di dalamnya jika kita belah, ada biji-biji tomat (pekerjaan-pekerjaan kecil). Kalau kita tanam, hasilnya tomat lagi. Kita bisa memeras tomat ini menjadi minuman. Tomat sangat mudah digambar, sering kita jumpai, dan membawa banyak manfaat.

Proses Pomodoro

Proses Pomodoro:

  1. Pilih tugas untuk dikerjakan.
  2. Atur timer selama 25 menit.
  3. Bekerja sampai timer habis (berbunyi). Tandai dan catat perkembangan pekerjaanmu.
  4. Istirahat 5 menit.
  5. Setiap 4 “pomodoro”, atau interval 25 menit, istirahat lebih lama (dari 5 ke 10 ke 15 sampai 20 menit).

Detail Pomodoro begini..

Pilih Tugas yang Ingin Kamu Selesaikan

Semua tugas itu bernama. Harus jelas, akan menghasilkan apa.

Pada tahapan ini, buat “pernyataan” tentang “hasil” yang kamu inginkan. Contohnya: “Saya ingin menulis dan mendesain curriculum vitae dalam 1 halaman A4, untuk melamar pekerjaan.”

Tentukan Tahapan

Tentukan prioritas pertama, kemudian susun urutannya berdasarkan yang terpenting, sehingga bisa kamu kerjakan yang paling sulit lebih dulu.

Tentukan tahapan yang akan kamu lakukan dalam menyelesaikan pekerjaan itu.

Misalnya, kamu akan mendesain curriculum vitae (CV), tahapannya begini:

⬜ Membaca artikel tentang CV.
⬜ Browsing untuk memilih desain CV yang bagus.
⬜ Editing di MS-Word.
⬜ Membaca ulang dan merevisi seperlunya.
⬜ Mencetak CV.

Sebentar. Mengapa saya harus menuliskan tahapan ini? Karena tahapan ini akan saya perbaiki nanti. Mungkin saya akan temukan tahapan yang lebih singkat.

Bisa jadi, ada masalah di dalam tahapan itu, jadi bisa saya perbaiki. Suatu saat nanti, tahapan ini akan dicari orang. Atau bisa saya tuliskan sebagai artikel tersendiri.

Saya menerapkan cara berpikir “divergent” di mana 1 masalah besar (bernama “membuat curriculum vitae”) yang bisa menghasilkan beberapa temuan lain.

Jadi, ketika menentukan tugas yang ingin kamu selesaikan, biasakan membuat tahapan seperti itu. Kalau nanti ada waktu luang, perbaiki. Temukan cara yang lebih cepat dan lebih baik.

Setel Timer Selama 25 Menit.

“Saya akan pakai 25 menit ke depan untuk selesaikan pekerjaan ini.”

Komitmen ini penting, namun bertindak untuk mengerjakan, lebih penting. Kita butuh komitmen sebagai pengingat..

Pastikan, kamu fokus dan fokus ini harus darurat.

Artinya, ketika sedang mengerjakan, tunda dan abaikan yang lain. Sadari bahwa kamu sedang mengerjakan sesuatu.

Biarkan notifikasi WhatsApp terdengar, namun abaikan. Televisi menyala, biarkan saja. Yang penting, abaikan selama mengerjakan sesuatu.

Saya selalu berkata kepada diri sendiri, “Saya masih punya pekerjaan lain. Saya tidak ingin menumpuk pekerjaan. Saya ingin buktikan seberapa cepat dan seberapa bagus dalam menyelesaikan “pekerjaan ini”, karena ukuran saya adalah bisa lebih baik dibandingkan sebelumnya.”.

Timer Habis dan Break

Setelah selesai, berikan tanda cek pada catatanmu. Hore, saya selesaikan pekerjaan ini.

Mengapa perlu break?

Menurut penelitian, 80% hasil pekerjaan kita terjadi pada 20% pengerjaan awal. Break (istirahat sebentar) membuat kita “memulai kembali” dengan 20% untuk dapat hasil 80%. Break membuat kita mengingat, apa yang telah kita kerjakan. Break bisa untuk review, evaluasi, atau membayangkan “Setelah ini apa?”. Break memberikan kesadaran “Saya telah sampai di tahapan ini..”.

Gunakan 5 menit ini dengan memberikan reward kecil kepada diri sendiri, misalnya: putar 1 lagu kesukaanmu.

Jika pekerjaanmu membutuhkan lebih dari 1 Pomodoro, coba istirahat lebih lama di Pomodoro berikutnya. Istirahat pertama 5 menit, menjadi 10, lalu 15, sampai 20 menit.

Aplikasi Pomodoro

Kalau sudah mengerti prinsip kerja Pomodoro, sebenarnya kamu bisa memakai “jam dinding” atau stopwatch di Android/iOS kamu. Bisa juga dengan download aplikasi Pomodoro Focus to-Do di PlayStore.

Saya memilih “fleksibel”, tidak harus 25 menit. Pekerjaan orang berbeda-beda.

Untuk Pomodoro di browser, saya memakai Pomofocus dan Pomodoro-Tracker.

Apakah Saya Membutuhkan Pomodoro?

Sebenarnya, semua orang membutuhkan, namun tidak semua orang mengakui membutuhkan Pomodoro. Pendapat mereka akan berbeda jika mengingat manfaat sebenarnya dari pemakaian Pomodoro.

Hasil yang Kamu Dapatkan Jika Memakai Pomodoro

Jika kamu memakai Pomodoro, hasilnya akan seperti ini..

  • Meningkatkan konsentrasi. Ketepatan dalam memperkirakan, berapa waktu yang saya butuhkan.
  • Mengurangi durasi pertemuan. Bukan lagi, “Intinya, kita mau bahas apa?” tetapi, “Kita bahas ini dalam berapa menit?”. Semua orang akan datang dengan persiapan.
  • Mengurangi kesalahan estimasi. Terlatih menyederhanakan (bukan meremehkan) dan mengatur tugas. Tidak ada lagi perkiraan salah. Pomodoro pada dasarnya memecah pekerjaan besar menjadi beberapa pekerjaan kecil.
    Meningkatkan motivasi. Hasil 10 menit yang lalu, kelihatan jelas. Menaikkan rasa percaya diri dan kepercayaan orang lain.
  • Mengubah waktu, menjadi kawan-baik. Waktu yang sebelumnya mungkin dianggap sebagai musuh (merasa selalu kurang-waktu), menjadi jalan untuk mencapai tujuan. Lebih banyak waktu untuk beristirahat.
  • Tidak ada lagi pekerjaan di bawah tekanan. Tidak ada ketegangan antar-anggota. Tidak ada lagi rasa takut atau lari dari tanggung jawab. Memenuhi deadline tanpa tekanan.
  • Tidak ada pekerjaan besar. Karena sudah kita pecah menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil. Mengubah pekerjaan besar menjadi pekerjaan teknis, dengan pembagian yang jelas. Tidak ada tujuan yang rumit lagi.
    Mengubah hirarki tugas menjadi beberapa tugas linier.
  • Hasil pekerjaan bisa dioptimasi. Kita bisa menilai, apakah cara kita mengerjakan ini lebih baik dari sebelumnya atau tidak.

Jika pekerjaan hasilnya tidak berbeda dengan kemarin, mungkin ada yang perlu kita perbaiki dari cara kita bekerja. Teknik Pomodoro bukan sembarang teknik. Ada riset di balik ini. [dm]

Day Milovich

Webmaster, artworker, penulis, konsultan media, tinggal di Rembang dan Semarang.