in

Fokus pada Energi, Jangan Fokus Mengelola Waktu

Aplikasi untuk mengelola waktu dan janji produktivitas, ternyata tidak terbukti, karena cara kamu kelola waktu salah sejak awal.

Kelola fokus energi kamu, jangan fokus kelola waktu. (Image: ribkhan)

Kebanyakan orang sudah salah sejak awal dalam mengelola waktu. Akhirnya, diri mereka di masa depan akan marah-marah dan berharap waktu bisa kembali.

Waktu berlalu, seringnya kita tidak sadari, sudah kita lewatkan untuk apa. Orang-orang sukses, merasakan bagaimana waktu mereka berlalu. Mereka sadar potensi setiap menit waktu yang akan dan telah terlewatkan.

Fokus Energi, Jangan Fokus dalam Mengelola Waktu

Yang kita butuhkan bukan aplikasi pengelola waktu, bukan daftar tips dan sistem untuk mengatur waktu. Bukan itu. Fokus pada energi kamu, jangan fokus pada cara kamu mengelola waktu. Mulai sekarang, ubah cara pandang kamu tentang waktu: lihatlah waktu sebagai hal yang paling berharga yang kamu miliki.

Dalam sehari, kita punya 1.440 menit. Kalau kamu ikut pola 8 jam kerja, itu 480 menit, lengkap dengan gangguan selama bekerja. Pikirkan apa saja yang tidak boleh mengganggu kamu, maka kamu akan dapat kembali fokus energi.

Apa Prioritas Kamu?

Jangan hanya mengisi waktu. Lupakan nasehat, “Isilah waktumu dengan hal-hal yang bermanfaat”. Itu nasehat untuk orang-orang minimalis yang tidak tahu prioritas. Itu nasehat untuk mereka yang sering “gabut”, bertanya, “Enaknya ngapain?”, dan siap membuang waktu mereka. Bukan itu.

Yang kamu butuhkan, untuk sukses, adalah menentukan prioritas. Tujuan tanpa prioritas, energi tanpa prioritas, itu sama dengan pintu masuk kehancuran total.

Kita sering diam di tempat ketika melihat terlalu banyak hal yang perlu dilakukan hari ini. Kita sering menghindari hal-hal penting.

Produktivitas itu masalah “melakukan secara efisien” dan ada “efek terlihat”. Kalau menjadi pertanyaan, “Apakah saya sudah lakukan lebih baik dan lebih cepat? Mana hasilnya?”.

Kamu perlu belajar bagaimana menentukan prioritas.

Lupakan Daftar Tugas

Begitu banyak aplikasi untuk membuat to-do list. Tidak membuat kamu produktif. Saya lebih suka “tanpa” daftar-tugas.

Daftar tugas itu penting jika..

  • Apa yang kamu kerjakan belum menjadi kebiasaan. Kalau saya terbiasa baca buku, saya tidak perlu menuliskan “Baca Buku ###” ke dalam daftar tugas.
  • Daftar tugas ini merupakan pecahan atau tahapan dari fokus yang ingin kamu lakukan. Misalnya, fokus energi kamu hari ini adalah “Menulis Proposal Acara ###”. Buatlah daftar tugas untuk menyelesaikan misi besar menulis proposal acara.

Lebih baik, ganti daftar tugas dengan kalender. Tanggal 17 kamu akan kerjakan apa? Tanggal berapa pekerjaan ini harus selesai?

Penyebab Sering Menunda Pekerjaan

Penyebab utama sering menunda, bukan kemalasan. Percayalah, sebenarnya kamu tidak malas. Yang sering terjadi, kamu terjebak di dalam “resistance” (hambatan). Pikiranmu memblokir niatmu sendiri, meragukan kemampuanmu sendiri. Itu sifat dasar pikiran, karena ingin kamu survive, karena kamu belum bertindak untuk membuktikan kamu bisa.

Untuk produktif, kamu tidak butuh motivasi. Kamu membutuhkan sistem untuk bekerja. Motivasi, menurut Daniel H. Pink, terjadi di tengah pekerjaan. Bukan sebelum bekerja.

Menemukan “Saya di Masa Depan”

Sebab lain kamu sering menunda, adalah meremehkan kekuatan emosi kamu sendiri. Bayangkan dirimu di masa depan, bertemu dengan dirimu yang sekarang. Apa yang akan ia katakan? “Aku benci kamu, karena kamu memakai 4 jam sehari untuk bermain slot”. Ataukah ini: “Terima kasih. Aku menjadi orang yang mengerti cara mengelola waktu, karena kamu membaca-ulang artikel panjang ini.”.

Jadilah dirimu yang diinginkan oleh kamu-di-masa-depan.

Biasakan mencatat dan menulis. Itu lebih kuat daripada ingatanmu. Tulis di buku catatan, buat coretan, gambar, yang membuatmu mengingat bahwa kamu pernah merencanakan dan mengenang sesuatu. Kamu tidak tahu, kapan ide akan datang, dan kapan memori kamu akan melemah. Dokumentasikan apa yang kamu kerjakan. Biasakan menulis catatan harian mulai sekarang.

Sering Berkata “Tidak” untuk Gangguan

Katakan “Tidak” dan jangan kasih ampun kepada apapun dan siapapun yang mengganggu kamu. Kosongkan inbox, sisakan hanya email terpenting terkait proses pekerjaan kamu. Jawab email sesingkat mungkin. Periksa email sehari 3 kali, gunakan 2 menit untuk membaca, dan 1 menit untuk menjawab.

Hindari Pertemuan yang Buang-buang Waktu

Saya tidak suka pertemuan langsung jika bisa diselesaikan dari jauh. Saya tidak suka meeting atau video conference (dengan Zoom) jika pertemuan itu tidak terorganisasi dengan baik dan inefisien. Saya sering mengalami itu. Menjelaskan sesuatu lebih dari 15 menit, perbincangan tanpa point yang menjadi ingatan bersama, dan ketika pekerjaan harus diselesaikan, orang-orang lupa prioritas dan tidak mengukur target. Pertemuan tanpa agenda spesifik dan pengukuran keberhasilan, hanya hasilkan bystander effect. Dan pekerjaan tidak selesai.

“Berhasil” kuncinya bukan pada “usaha”. Selesaikan pekerjaan teknis dan sudah jelas tahapannya dengan prinsip Pareto.

“80 persen hasil akan datang dari hanya 20 persen tindakan.”

Vilfredo Federico Damaso Pareto menemukan bahwa 80% kekayaan di Italia dimiliki oleh 20 persen rakyat. Demikian pula, 80% produksi berasal dari 20% perusahaan. Sekitar 80% hasil akan datang dari 20% penyebab untuk banyak hasil.

Zona Nyaman Itu Mengacaukan Waktu

Kita hanya punya 8 jam serius setiap hari.

Segala sesuatu yang lain dapat dibuang, diwakilkan, atau dirancang-ulang.

Jika kamu enjoy mengerjakan ini, bukan berarti kamu bisa buang-buang waktu. Enjoy berarti: melakukan, istirahat, recharge, dan menemukan sesuatu.

Jadilah profesional, yang bekerja dengan keahlian, di mana kita menggantikan pekerjaan 3-5 orang sekaligus. Bayangkan jika setiap jam kamu bekerja ini dilakukan (dan dibayar sebagai) profesional.

Buat “Tema Hari Ini”

Jack Dorsey, pendiri Twitter, menentukan “theme” (tema) hari-harinya. Mau setiap minggu, bisa. Setiap hari, bisa. Anggap saja, dalam seminggu, kamu punya hari libur yang agak santai, ada juga hari-hari serius, ada juga yang bisa kamu pakai untuk hal lain (kreatif, mendalami pekerjaan).

Pilih tema hari kamu: fokus, buffer, atau bebas?

Fokus berarti energi kamu sedang kamu dedikasikan untuk menyelesaikan “pekerjaan ini”. “Buffer” berarti pekerjaan teknis yang mendukung pekerjaan utama: membaca, belajar, merapikan file, mengadakan rapat, mendelegasikan tugas, mengirimkan dokumen, dll. Hari bebas berarti hari di mana kamu menikmati “me time”. Berita baiknya, dalam sehari, kamu bisa terapkan 3 tema itu.

Lebih Cepat dan Lebih Baik

Waktu terasa terlewatkan dan habis begitu saja, karena kita sering mengabaikan “teknik”. Kita sering asal mengerjakan sesuatu, tidak mencari cara yang lebih baik dan lebih cepat. Saya sering menjumpai beberapa kawan yang waktunya habis untuk nge-crop foto yang akan ia pakai untuk iklan yang dia buat di Canva, padahal ada cara yang jauh lebih cepat. Ada juga yang betah memakai Android kelas 3 untuk browsing dan menonton YouTube, sehingga setiap hari masalahnya selalu “memori penuh”, “hang”, dan menonton iklan. Dia tidak menghitung berapa puluh jam dalam sehari yang bisa ia hemat, kalau ia selesaikan masalah itu.

Waktu terasa lama itu lebih bisa kita manfaatkan untuk prioritas yang lebih produktif. [dm]

Day Milovich

Webmaster, artworker, penulis, konsultan media, tinggal di Rembang dan Semarang.